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Cos'è la Posta Elettronica Certificata (PEC)

 

f-emailcLa Posta Elettronica Certificata è il nuovo sistema attraverso il quale è possibile inviare e-mail con valore legale pari a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, così come stabilito dalDPR 11 Febbraio 2005 n.68.

Il sistema PEC è molto simile alla posta elettronica tradizionale, alla quale sono state aggiunte caratteristiche tali da fornire agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna (o meno) dei messaggi e-mail al destinatario.

La posta elettronica certificata ha lo stesso valore legale della raccomandata A/R con attestazione dell'orario esatto di spedizione ed è garantita la certezza del contenuto: i protocolli di sicurezza utilizzati assicurano che il contenuto del messaggio ed eventuali allegati non vengano alterati.

La Posta Elettronica Certificata, garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio.

Il termine "certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.

 

I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute":

  • che il messaggio è stato spedito
  • che il messaggio è stato consegnato
  • che il messaggio non è stato alterato

In ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. 

Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

 

I vantaggi offerti dalla Posta Elettronica Certificata:

  • possibilità di trasmettere ogni tipo di informazione, messaggio ed allegato in formato elettronico
  • garanzia di certificazione dell’avvenuta consegna all’indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario
  • validità legale dei documenti in entrata ed in uscita
  • controllo sulla provenienza e sulla correttezza dei messaggi
  • facilità di invio simultaneo, anche a più di un destinatario, con costi estremamente ridotti rispetto ai mezzi tradizionali
  • velocità di invio e consultazione immediata da ogni Personal Computer connesso ad Internet

 

La Pec è obbligatoria?
Con il d.l. 29 novembre 2008, n. 185 (decreto anti-crisi) convertito nella l. 28 gennaio 2009, n. 2 è stata resa obbligatoria per imprese e professionisti la PEC (Posta Elettronica Certificata).
Un passo avanti nel processo di digitalizzazione delle attività, volto a ottimizzare tempi e semplificare le procedure, certo, ma che per molti piccoli imprenditori di vecchia generazione o piccolissimi professionisti è spesso una barriera, se non ancora “pronti” a competere con questi nuovi strumenti, soprattutto quando si tratta di accedere a bandi di finanziamento e simili.
Ormai, infatti, come recita l’articolo 16, le imprese costituite in forma societaria sono tenute ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse; i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica.
Le Amministrazioni pubbliche, prosegue l’articolo 16, devono poi istituire una casella di posta certificata o analogo indirizzo di posta elettronica per ciascun registro di protocollo dandone comunicazione al Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione il quale provvede alla loro pubblicazione in un elenco consultabili per via telematica.
Il termine per adeguarsi è differenziato: tre anni dall’entrata in vigore del decreto per le società ed un anno per i professionisti; per le Amministrazioni non è previsto un termine.
Un tempo tutto sommato ragionevole.
Con riguardo al nuovo testo, è evidente che il legislatore abbia voluto lasciare spazio ad altro sistema di comunicazione alternativo alla PEC che, però, assicuri l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Al di là della prescrizione normativa contenuta nella norma, ciò che ha suscitato più attenzione è stata proprio la modifica apportata al testo che originariamente conteneva unicamente il riferimento alla PEC.
Infine, il comma 5 attribuisce anche agli imprenditori individuali il diritto di ottenere una casella di PEC pur non vincolandolo ad alcun obbligo. Così come per i singoli cittadini: “per favorire la realizzazione degli obiettivi di massima diffusione delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni, previsti dal codice dell’amministrazione digitale”, prevedendo che “agli oneri derivanti dall’attuazione… si provvede mediante l’utilizzo delle risorse finanziarie assegnate, ai sensi dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3, al progetto «Fondo di garanzia per le piccole e medie imprese» con decreto dei Ministri delle attivita’ produttive e per l’innovazione e le tecnologie 15 giugno 2004, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 150 del 29 giugno 2004, non impegnate alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto”. 
 
 
 
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